Совещания: источник мемов или реальная необходимость?

АЛЛА КУРЕНКОВА
CEO IDEAFIX GROUP

Возможно, в какой-то сфере совещания/митинги/планёрки действительно мешают людям работать. Если есть понятные задачи и чёткие инструкции, выполняемые ежедневно, скорее всего, философские пассажи руководства о росте производства и продаж действительно раздражают людей, которые не могут по определению дать профессионального совета, повлиять на результат или участвовать в разработке стратегии.

Представьте себе инженера или закройщика, которых приглашают на все совещания компании, потому что они – часть производственной цепочки (что правда), и обсуждают выход на новые рынки, стратегию продвижения и закупку материалов для изготовления мебели или измерительных приборов, да еще и просят высказать свое мнение. Они явно в недоумении. Выход – ознакомить всех сотрудников с протоколом совещания, то есть с принятыми решениями после его проведения. И даже если совещание важное и приглашенные – компетентные в темах сотрудники, но модератор не подготовился, есть большая вероятность потерять время и получить негативный отклик даже от заинтересованных участников. Потому что совещание – это не посиделки и не обмен мнениями в свободном режиме, а четко структурированный процесс по выработке конкретных решений (но сейчас не об этом).

Техническое собрание на площадке проведения мероприятия с представителями рентала, режиссером по свету и звукорежиссером. Тема собрания - разработка технического решения, позволяющего реализовать творческие идеи по созданию мюзикла. Подробнее об этом проекте вы можете прочитать тут.

Итак, почему мы любим митинги и совещания? Потому что они нам необходимы!

В сфере креатива и коммуникаций, когда каждый день наша команда решает новые задачи и создаёт то, чего никогда не существовало раньше, единственный способ расставить одинаковые для всех участников ориентиры в креативном и когнитивном поле – договориться:
- о правилах внутри проекта;
- об одинаковом понимании задач, терминов и значений;
- о распределении обязанностей и ответственности;
- о сроках, дедлайнах и промежуточных сверках;
- о способе (общая группа в мессенджере) и месте (в каком именно мессенджере) взаимодействия;
- о критериях оценки деятельности каждого;
- о результате, который удовлетворит клиента и Агентство.

Один из мозговых штурмов по созданию креативной концепции фотосессий для винного бренда.

В проектной деятельности, когда под цели и задачи проекта подбирается команда, нет иного способа двигаться к результату, кроме как постоянно сверять разработанные ориентиры и при необходимости выбирать новые адаптивные маршруты.

Другими словами, совещания служат своего рода навигационной системой и помогают коллективу ориентироваться в проектном пространстве (как жители степей и пустынь разрабатывают дорожные карты местности). Обо всех изменениях каждому участнику проекта критично узнавать как можно быстрее (идеально – одновременно), в противном случае специалист продолжает делать то, что уже неактуально. Более того, если в это пространство попадает случайный участник, он ровным счетом ничего не понимает, потому что каждый проект «обрастает» специфическими терминами, сокращёнными обозначениями, афоризмами и метафорами для удобства коммуникации.

Совещание на площадке проведения мероприятия накануне события со всеми задействованными в ивенте техническими службами: технический директор, звукорежиссеры всех задействованных локаций, художник по свету, видеоинженер, работники сцены. Основная тема совещания - технический поминутный тайминг мероприятия. Кейс этого мероприятия вы можете прочитать здесь.

Итак, если вы работаете в проектной команде, без совещаний невозможно:
1) разработать креативную идею (креативный штурм имеет структуру и правила);
2) проанализировать и интерпретировать большой объём данных (актуально особенно для стратегического и performance-маркетинга);
3) выработать карту проекта (последовательность шагов и действий);
4) одинаково понять ТЗ клиента;
5) разбить большую цель на задачи и конкретные действия;
6) отслеживать ход проекта и итерационно оценивать результат;
7) договориться обо всем, что поможет следовать намеченному плану.

Совещание координаторов в рамках рабочей группы по сопровождению бытовых райдеров всех задействованных на мероприятии артистов.

Каждое совещание состоит из трех блоков:
- отчеты о проделанной работе;
- креативный штурм/ генерация идей/ обмен мнениями;
- разработка и планирование дальнейших действий и сроков.

При организации митапа важно обратить внимание на несколько важных пунктов.
1) Все это будет работать только в том случае, если у проекта есть руководитель, а у него – опыт и четкое видение проекта с высоты птичьего полета.
2) Выберите, какой тип совещаний и с какой частотой вам будет необходим для динамического контроля результатов, и сообщите об этом каждому участнику.
3) Ведите протокол совещаний и рассылайте его после встречи, чтобы все участники все понимали одинаково и видели намеченные цели и дедлайны.
4) Чем ближе дедлайн проекта, тем чаще становятся совещания, так как появляется все больше мелких задач.

Собрание координаторов на площадке проведения мероприятия во время монтажных работ. Основная тема собрания - апдейт задач по каждой зоне ответственности.

Кроме проектных совещаний, длящихся 1,5-2 часа, мы в агентстве проводим короткие планерки/летучки и совещания в рабочих группах или со всем коллективом.

Например, в понедельник – с целью понимания загруженности Агентства и планирования деятельности на предстоящую неделю (длительностью до 30 минут); в любое рабочее время (но обязательно по согласованию с участниками) – для оперативного решения вопросов внутри проектов; в пятницу – для поддержки ощущения чувства локтя и соратничества в коллективе с бокалом игристого, играми, обменом о свежепрочитанном, свежевыученном и дискуссиями на интересные темы.

Но это уже совсем другая история. )